• 02632711327
  • شنبه تا پنج شنبه : 8:00 - 22:00
تنظیم صورتجلسه شرکت

تنظیم صورتجلسه شرکت

امتیاز کاربران

ستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعال
 

 

 

تنظیم صورتجلسه شرکت

• چگونگی تنظیم و تدوین صورتجلسه تغییرات شرکتها 

پس از اتمام مراحل ثبت شرکت ، شرکت شما دارای شخصیت حقوقی می گردد و در این مرحله شما می توانید نسبت به اعمال تغییرات شرکت خود در چارچوب اساسنامه اقدام نمایید. اما جهت ثبت و معتبر بودن این تغییرات لازم است که آنها را طی یک صورتجلسه به رشته تحریر در آورده  و به اداره ثبت شرکتها ارائه نمایید .پس از آن صورتجلسه تغییرات شما به ثبت رسیده و وجهه قانونی می یابد. اگر فقط شرکتی نیاز به تحریر صورتجلسه دارد و خود قصد پیگیری کار خود در اداره ثبت شرکتها  را دارد ، موسسه حقوقی بین الملل پایش این خدمت را ارائه می دهد.

اکثر تنظیمات صورتجلسه تغییراتی که در شرکتها می تواند انجام شود عبارتند از:

• افزایش سرمایه

• کاهش سرمایه

• ورود شریک جدید

• خروج شریک

• تغیر موضوع یا الحاق موردی به آن

• تغییر آدرس

• تغییر نام

• و...

مدارک مورد نیاز جهت تحریر صورتجلسه

الف) تصویر شناسنامه و کارت ملی هر یک از اعضای هیأت مدیره و بازرسین

ب) تصویر آگهی تاسیس و روزنامه رسمی  و تغییرات قبلی شرکت و اساسنامه شرکت

ج)تعیین  نوع تغییرات توسط متقاضی

موسسه حقوقی بین الملل پایش صورتجلسه تغییرات را در کوتاهترین زمان تنظیم نموده ودر صورت وجود اشکالات احتمالی در آن نسبت به اصلاح صورتجلسات نیز به شما یاری می رساند.

مواردی که می تواند موجب رد صورتجلسه تغییرات شرکت ها شود

به منظور ثبت صورتجلسه تغییرات رعایت نکات حقوقی و اجرایی زیادی لازم است که عدم دقت به هر کدام سبب اتلاف وقت ، انرژی و هزینه شما عزیزان می گردد . بنابراین پیشنهاد می کنیم که کار تنظیم و ثبت صورتجلسات خود را به وکلای مجرب و کارشناسانموسسه حقوقی بین الملل پایش بسپارید.اما در صورتی که انجام این کار را خود بر عهده گرفتید رعایت نکات زیر ضروری است :

•       وقتی موسسین شرکت قصد انجام چند تغییر همزمان در شرکت را دارند (مثلا تغییر اعضا، تغییر در سهام شرکت، تغییر آدرس و سایر تغییرات) باید برای هر یک صورتجلسه مجزا تنظیم کرده و با توجه به نوع صورتجلسات (مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق العاده، هیأت مدیره) برای هر یک پذیرش جداگانه بگیرد. اگر صورتجلسه ای بدون پذیرش اینترنتی به همراه صورتجلساتی که در سامانه پذیرش شده اند ارجاع گردد صورتجلسه شما مردود  خواهد شد.

•       انتخاب صحیح نوع صورتجلسات با توجه به نوع شرکت بسیار مهم و تعیین کننده است. به عنوان مثال  برای انحلال یک شرکت با مسئولیت محدود حتما باید صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده تنظیم شود و در صورتی که صورتجلسه انحلال ذیل سایر عناوین صورتجلسات تشکیل گردد موجب رد صورتجلسه می گردد.

•       متن صورتجلسه را کامل و دقیق و عیناً مانند نمونه ارائه شده از اداره ثبت شرکتها تنظیم نمایید. ضمنا دقت کنید که متن صورتجلسه تایپ شده در سامانه عینا و  به طور دقیق  با متن صورتجلسه روی کاغذ که به اداره ثبت شرکتها ارجاع داده می شود  تطابق داشته باشد تا به رد صورتجلسه نینجامد.

•       اصل صورتجلسه امضاء شده توسط اعضا باید به اداره ثبت شرکتها ارسال گردد ، نه کپی یا کپی برابر اصل صورتجلسه!

•       اگر صورتجلسه مورد درخواست شما تغییر نام شرکت به همراه تغییرات دیگر است، حتی المقدور صورتجلسه‌ ای مجزا تدوین و ارجاع نمایید.چون در صورتی که نام پیشنهادی شما تأیید نشود، بقیه تصمیمات ذکر شده در صورتجلسه هم همراه با عدم تایید نام رد می شود.

•       هیچگاه انواع متفاوتی از صورتجلسه را در یک صورتجلسه ترکیب نکنید.  از ذکر عناوین صورتجلسه همچون «مجمع عمومی فوق العاده و عادی به طور فوق العاده» خودداری کنید. چون بدون شک باعث رد پذیرش صورتجلسه شما می‌شود.

•       دقت نمایید که شماره رهگیری صادر شده جهت صورتجلسه شما رکن اصلی شناسایی و پذیرش صورتجلسه است. حتما در بالای برگه صورتجلسه شماره رهگیری و بارکد صادر شده درج شود، همچنین یک نسخه از رسید پذیرش حاوی شماره و بارکد رهگیری را روی پاکت پیوست نمایید.

نکته : کمرنگ یا ناخوانا بودن کد رهگیری موجب رد صورتجلسه شما می شود.

•       در صورتی که چندین صورتجلسه همزمان پذیرش کرده‌اید همه را با یک پوشه و پاکت ارسال کنید و قسمت فوقانی رسیدها را که شماره رهگیری بر روی آن درج شده است ببرید و همه را بر روی یک پاکت بچسبانید.

•       اگر شماره ثبت و یا شناسه ملی شرکت یا مؤسسه شما با هم مطابقت ندارد یا بیش از یک شناسه ملی به شرکت شما تخصیص یافته و به همین دلیل امکان پذیرش صورتجلسه خود را ندارید، قبل از اقدام به پذیرش صورتجلسه خود به واحد تعیین شناسه ملی واقع در اداره تعیین نام ثبت شرکتها مراجعه فرمایید.

•       اگر قصد استفاده از خدمات یک وکیل را دارید، به خاطر داشته باشید که حتما اصل یا کپی برابر اصل وکالتنامه وکیل را به پرونده خود ملحق کنید، وگرنه در صورت پشیمانی بعدا و در طی مراحل بعد از ارسال مدارک امکان ضمیمه کردن وکیل و وکالتنامه او  به پرونده وجود نخواهد داشت.

•       تاریخ صورتجلسه موضوع بسیار مهمی است. دقت نمایید که تاریخ ذکر شده در هر دو صورتجلسه امضا شده یکی باشد و با تاریخ ذکر شده در سامانه نیز دقیقا همخوانی داشته باشد.

ضوابط و شرایط قانونی تشکیل جلسات و نحوه تنظیم صورتجلسه شرکتها

۱- اتخاذ تصمیمات در شرکتها  بوسیله مقاماتی که به موجب قانون یا اساسنامه شرکت صلاحیت این کاررا دارند انجام  می شود. به جز موضوعاتی که به موجب قانون تجارت اتخاذ تصمیم و اقدام درباره آنها در حیطه صلاحیت مجامع عمومی صاحبان سهام است هیات مدیره شرکت دارای کلیه اختیارات لازم برای اداره امور شرکت می باشند.

۲- برای تشکیل جلسات هیأت مدیره حضور بیش از نیمی از اعضاء هیأت مدیره الزامی است. تصمیمات هیات مدیره باید با اکثریت آراء حاضرین اتخاذ گردد مگر آنکه در اساسنامه اکثریت بیشتری پیش بینی  شده باشد. برای اینکه جلسات هیات مدیره به  حداقل نصاب قانونی فوق (حضور بیش از نصف اعضای هیات مدیره) برسد لازم است اعضای هیات مدیره شخصاً در جلسات هیات مدیره حاضر شوند و اگر وکیل خود را به جلسه بفرستند حضور وکیل در شمارش حد نصاب ملحوظ نخواهد شد.

۳- اصولاً مراتب دعوت و تشریفات تشکیل جلسات هیات مدیره اعم از تعیین مهلت برای حضور در جلسه هیات مدیره و محل حضور و چگونگی دعوت  از هیات مدیره در  اساسنامه شرکت مشخص می شود. البته مهلت دعوت هیات مدیره باید به گونه ای باشد که عضو هیات مدیره فرصت و امکان عملی شرکت در جلسه را داشته باشد.

۴- تصمیمات و اقدامات هیات مدیره باید در حدود موضوع شرکت که در اساسنامه به آن تصریح شده است باشد.

۵- چنانچه از تاریخ تشکیل آخرین جلسه هیات مدیره حداقل یک ماه گذشته باشد و رئیس هیات مدیره ، هیات مدیره را به تشکیل جلسه دعوت ننماید اقلاً یک سوم اعضای هیات مدیره می توانند با ذکر دستور جلسه، هیات مدیره را دعوت به تشکیل جلسه نمایند.

۶- هیات مدیره باید در اولین جلسه خود پس از انتخاب بوسیله مجمع عمومی صاحبان سهام از بین اعضای هیات مدیره یک رئیس و یک نایب رئیس که باید شخص حقیقی باشند برای هیات مدیره انتخاب نماید. این اقدام باید طی یک صورتجلسه باشد و برای آگهی در روزنامه رسمی کشور به اداره ثبت شرکتها ارائه شود.

۷- جلسات هیات مدیره توسط رئیس هیات مدیره و در غیاب وی به وسیله نایب رئیس هیات مدیره اداره خواهد شد.

۸- برای هر یک از جلسات هیات مدیره باید صورتجلسه ای تدوین شده  و به امضاء اکثریت مدیران حاضر در جلسه هیات مدیره برسد.

۹- قید نام و نام خانوادگی و مشخصات مدیران حاضر و مدیران غایب در صورتجلسه هیات مدیره اجباری است.

۱۰-ذکر خلاصه ای از مذاکرات مطرح در جلسه و همچنین تصمیمات گرفته شده در جلسه هیات مدیره در صورتجلسه هیات مدیره لزوم قانونی دارد.

۱۱-تاریخ برگزاری جلسۀ هیأت مدیره باید درصورتجلسۀ هیأت مدیره منعکس شود.

۱۲-نظر عضو یا اعضای هیات مدیره که با تمام یا بعضی از تصمیمات و نظر اکثریت مخالف بوده اند به قلم و تحریر خودشان در صورتجلسه هیأت مدیره با ذکر موارد و مسائلی که با آن مخالف بوده اند نوشته شده  و فقط همان قسمتی که دربردارنده نظر خودشان است بوسیلۀ آنان به امضاء می رسد.

۱۳-مدیر عامل شرکت بایستی با تنظیم و امضاء صورتجلسه بوسیله هیات مدیره تعیین سمت  شود.

۱۴- محدوده اختیارات همراه با مدت تصدی و حق الزحمه مدیر عامل بایستی با تنظیم و امضاء صورتجلسه بوسیله هیات مدیره مشخص شود.

۱۵برکناری مدیر عامل شرکت نیز با تنظیم و امضاء صورتجلسه بوسیله هیات مدیره انجام می گیرد.

۱۶-صورتجلسه هیات مدیره که حاوی نام و مشخصات و حدود اختیارات مدیر عامل است  لزوماً بایستی به اداره ثبت شرکتها ارسال تا پس از ثبت در روزنامه رسمی کشور آگهی شود.

۱۷-عضو یا اعضای هیات مدیره یا مدیر عاملی که در معامله با شرکت ذینفع باشند در جلسه هیات مدیره، حق رای نخواهند داشت.

۱۸-هر یک از اعضای هیات مدیره که لزوم مطالبه قسمت پرداخت نشده مبلغ اسمی سهام شرکت سهامی در موعد مقرر در اساسنامه را قبل از انقضاء مهلت مقرره ، در جلسه هیات مدیره صریحاً به سایر اعضاء اعلام کند و مورد توجه و اجراء از سوی هیات مدیره قرار نگیرد بایستی مراتب را از طریق ارسال اظهار نامه رسمی به هر یک از اعضای هیات مدیره اعلام نماید تا مشمول مسئولیت کیفری ماده ۲۴۶ قانون تجارت برای این مورد قرار نگیرد

۱۹-اگر در اساسنامه شرکت پیش بینی شده باشد اشاره به دستور جلسه هیات مدیره در دعوتنامه ای که برای اعضای هیات مدیره جهت حضور در جلسه ارسال می شود ضروری است.

۲۰-محل برگزاری جلسۀ هیأت مدیره باید در صورتجلسۀ هیأت مدیره نوشته شود. محل تشکیل جلسۀ هیأت مدیره اصولاً مرکز شرکت است اما اساسنامه می تواند اجازه دهد که تشکیل آن در محل دیگری هم باشد.

۲۱- مدیران یا  معاونان و اشخاصی که به موجب مصوبه هیأت مدیره شرکت مأموریت به انجام کاری پیدا می کنند بایستی به تصریح مشخص و مأموریت و کار مورد انتظار از آنان نیز بایستی به دقت و شفاف آورده شود و مهلت و زمان شروع و پایان مأموریت و کار و خدمات مورد انتظار هم قید شود.

۲۲-بهتر است صورتجلسه هیات مدیره شرکت حداقل به تعداد اعضای هیات مدیره حاضر در جلسه به اضافه دو نسخه تهیه شود و به هر یک از اعضای حاضر در جلسه یک نسخه اصل امضاء شده از صورتجلسه تسلیم و یک نسخه اصل امضاء شده از صورتجلسه در سوابق شرکت بایگانی و یک نسخه اصل امضاء شده از صورتجلسه نیز برای ارائه به اداره ثبت شرکتها (در مواردی که ثبت و آگهی تصمیمات هیات مدیره قانوناً لازم است) ارسال شود.

 

مطالب - مجموعه