شماره ثبت و شناسه ملی شرکت تجاری

در گذشته، نظام یکپارچه ای برای رصد و شناسایی اشخاص حقوقی وجود نداشت و به شرکت ها و مؤسسات غیر تجاری ثبت شده در واحدهای ثبت شرکت ها تنها به ترتیب تاریخ ثبت شماره­ ی ثبت اختصاص می یافت. شرکت ها نیز مکلف ­اند در فعالیت­های خود این شماره را ذکر نمایند.

عدم ذکر شماره ثبت به همراه اسم شرکت چه عواقبی دارد؟

به موجب بند دوم ماده ­ی 220 قانون تجارت:

«هر شرکت تجارتی ایران مذکور در این قانون و هر شرکت خارجی که بر طبق قانون ثبت شرکت ها مصوب خرداد ماه 1310 مکلف به ثبت است، باید در کلیه اسناد و صورت حساب­ها و اعلانات و نشریات خطی یا چاپی خود در ایران تصریح نماید که در تحت چه نمره در ایران به ثبت رسیده و الا محکوم به جزای نقدی از دویست تا دو هزار ریال خواهد شد. این مجازات علاوه بر مجازاتی است که در قانون ثبت شرکت ها برای عدم ثبت مقرر شده».

شناسه ملی شرکت

اشخاص حقوقی ایجاد شده توسط قانون هم بر اساس مفاد قانون خاص حاکم بر آنها شناخته می شدند. بعضی از دستگاه ها هم که بر حسب وظایف خود دسته ­هایی از اشخاص حقوقی را مدنظر داشتند، دارای سیستم داخلی خاص خود بودند. این امر مطلوب نبود و خدمات رسانی، نظارت و انجام تکالیف اشخاص حقوقی را با اشکالاتی روبرو ساخته بود.

از این رو در تاریخ 17/2/1376 قانون الزام اختصاص شماره ملی و کد پستی برای کلیه اتباع ایرانی (اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی) به تصویب رسید. بر اساس ماده­ ی 2 این قانون

«کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی، وزارتخانه ­ها، سازمان­ها، شرکت ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت، دانشگاه­ها، بانک­ها، شهرداری ها، نهادهای انقلاب اسلامی و نیروهای مسلح جمهوری اسلامی ایران و شرکت ها و مؤسساتی که شمول قانون بر آن ها مستلزم ذکر نام است موظفند از شماره ملی و کد پستی ده رقمی که توسط سازمان ثبت احوال کشور و در قالب کارت شناسایی و با همکاری شرکت پست جمهوری اسلامی ایران برای شناسایی افراد و اشخاص و محل کار یا سکونت آنها حسب مورد اختصاص خواهد یافت تبعیت نموده و به کار گیرند».

آیین نامه اجرایی این قانون که در ماده ­ی 6 قانون پیش بینی شده است در تاریخ 1/12/1378 به تصویب هیات وزیران رسیده است. در مواد مختلف این آیین نامه هم بر اختصاص شماره­ ی ملی و کد پستی و ایجاد پایگاه­های اطلاعات برای این امر تأکید شده است.

ماده­ ی 40 قانون مدیریت خدمات کشوری مصوب 8/7/1386 بار دیگر بر ایجاد زیر ساخت اطلاعاتی و تمرکز امور مربوط به استفاده از فناوری اطلاعات در خدمات اداری و مشارکت کلیه دستگاه های اجرایی در طراحی، ساماندهی و اجراء پایگاه اطلاعات ایرانیان تأکید کرده است.

مفاد مقررات اخیر الذکر به طور کامل در خصوص اشخاص حقیقی اجراء گردید، اما در خصوص اشخاص حقوقی این امر محقق نشد. تا این که هیأت وزیران به پیشنهاد معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور و به استناد اصل یکصد و سی هشتم قانون اساسی در تاریخ 10/6/1387 «آیین نامه اختصاص شناسه ملی به کلیه­ی اشخاص حقوقی ایرانی» را به تصویب رساند و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور را محور و کانون انجام این کار قرار داد.

در قانون برنامه­ ی پنجم توسعه هم به فناوری اطلاعات و ارایه­ی خدمات الکترونیک توجه خاص شده است و فصل چهارم این قانون تحت عنوان «نظام اداری و مدیریت فناوری اطلاعات» تکالیف زیادی برای دستگاههای اجرایی وضع کرده است؛

از جمله در بند واو ماده­ی 46 سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف به ایجاد پایگاه های مختلف اطلاعات شده است و مشخصاً قسمت 3 این بند سازمان را مکلف به تکمیل پایگاه داده اطلاعات شرکت ها و مؤسسات ثبت شده و بر اساس الگو و استانداردهای اعلام شده توسط معاونت محترم برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور با ذکر مشخصات سهامداران، اعضاء هیأت مدیره و شماره کد ملی آنها و نیز شناسه یکتا و با قابلیت جست و جو و دسترسی همگانی تا پایان سال اول برنامه نموده است.

با توجه به مقررات فوق در ضرورت اختصاص شناسه ملی به اشخاص حقوقی و عزم جدی قانون گذار در این زمینه تردید نیست، از این رو نظام اختصاص شناسه­ ی ملی به کلیه­ ی اشخاص حقوقی ایرانی، از جمله شرکت های تجاری عملیاتی گردیده و در حال اجراء است. از لحاظ موضوعی اختصاص شناسه ملی شامل تمام اشخاص حقوقی اعم از ثبت شده در واحدهای ثبت شرکت ها و مؤسسات غیر تجاری، ایجاد شده توسط قانون یا ثبت شده توسط سایر مراجع و شرکت ها و مؤسساتی که قبلاً ثبت شده اند می شود. پس بحث شناسه­ی ملی بر خلاف شماره­ی ثبت جنبه کشوری و ملی و فرا سازمانی دارد.

بحث شناسه­ی ملی از دو جهت ماهوی و شکلی می تواند مور بحث قرار گیرد. از لحاظ ماهوی این پرسش توصیفی مطرح می شود که علت تعیین شناسه­ی ملی برای اشخاص حقوقی چیست و چه ضوابطی عملاً در این زمینه حکم فرماست و این ضوابط تا چه حد پاسخگوی نیازها است و چه کاستی هایی در این زمینه مشاهده می شود و برای رفع این کاستی ها چه پیشنهادهایی می توان ارایه داد و در قوانین و مقررات موجود چه اصلاحاتی باید به عمل آید؟

جنبه شکلی تعیین شناسه­ی ملی یعنی روند و مراحل تعیین شناسه­ی ملی در سامانه جامع ثبت شرکت ها و مؤسسات غیرتجاری است.

شناسه­ی ملی اشخاص حقوقی تنها یک عدد نیست؛ بلکه دارای اهداف و چشم اندازهایی است که تحقق آن می تواند باعث شفافیت اطلاعات و دسترسی سریع و آسان به اطلاعات اشخاص حقوقی شود و از فعالیت بسیاری از اشخاص حقوقی کاغذی و مجعول جلوگیری کند و زمینه کلاهبرداری ها و بعضی از جرائم اقتصادی را کاهش دهد و در نهایت باعث رفاه و آسایش عمومی و خدمت رسانی کارآمد به خود اشخاص حقوقی شود. تعریف درست روندها و مراحل الکترونیکی انجام کار می تواند به تحقق این هدف کمک شایان توجهی کند.

در حال حاضر همانند اشخاص حقیقی که اگر کد ملی خود را ارایه ندهند امکان ارایه خیلی از خدمات به آنها امکان پذیر نیست، در خصوص اشخاص حقوقی هم این اتفاق افتاده است؛ مثلاً بانک مرکزی طی بخش نامه­ای به بانک ها و مؤسسات اعتباری اعلام نموده است که ارایه­ی هر گونه خدمات بانکی به اشخاص حقوقی منوط به ارایه­ی شناسه­ی ملی از سوی این اشخاص است. همچنین سازمان ثبت طی بخش نامه­ای اعلام کرده است که درج شناسه­ی ملی اشخاص حقوقی در کلیه­ی اوراق، آگهی ها و اسناد الزامی است.

در حقوق فرانسه ماده­ی 3 قانون موسوم به مادلین مورخ 11 فوریه 1994 با هدف ساده سازی تشریفات اداری، نظام اختصاصی شماره شناسایی واحدی را برای اشخاص حقوقی برقرار کرده است. این شماره که موسوم است به شماره­ی «سیرن»(Siren) هنگام درج نام شخص حقوقی در فهرست اشخاص حقوقی توسط موسسه ملی آمار و مطالعات اقتصادی (INSEE) به هر شخص حقوقی اختصاص می یابد. این شماره 9 رقم دارد که 8 عدد اول معرف نوع فعالیت شخص حقوقی است و رقم آخر رمزی است که با اعداد قبلی به منظور کنترل اعتبار شماره ایجاد شده و در آن از الگوریتم لاهن استفاده شده است. شماره شناسایی مذکور در روابط شرکت با تمام ادارات و واحدهای دولتی که در قانون 11 فوریه­ی 1994 بر شمرده شده است، به کار می رود.

در خصوص آن دسته از فعالیت هایی که لازم است در دفتر ثبت تجارتی و شرکت ها به ثبت برسند، به دنبال این شماره، ابتدا عبارت «RCS» (علامت اختصاری دفتر ثبت تجارتی و شرکت ها) و سپس نام محل دفتر دادگاه تجارتی که شرکت در آنجا به ثبت رسیده است می­آید؛ برای مثال شماره­ی سیرن شرکت تجارتی که در دفتر ثبت تجارتی واقع در حوزه­ی دفتر دادگاه پاریس به ثبت رسیده است، ممکن است به این صورت باشد (302 610 407 RCS Paris). مدیر دفتر دادگاه تجارت در «خلاصه­ی آگهی ثبت شرکت» شماره­ی سیرت را نیز باید قید نماید.

علاوه بر شماره ­ی سیرن، شماره­ ها­ی تکمیلی دیگری هم که برای شناسایی شرکت ضروری است باید مورد استفاده قرار گیرد: شماره­ی سیرت (Siret) که معرف محل استقرار شرکت و شماره­ی TVA که برای شناسایی فعالیت های مشمول رهنمود اروپایی 11 دسامبر 1991 در سطح اروپا مورد استفاده قرار می گیرد.

استفاده از شماره ثبت فوق توسط شرکت الزامی است و باید در تمام سر برگ­ها، فاکتورها، تعرفه ها، تبلیغات و مکاتبات شرکت مورد استفاده قرار گیرد. رعایت نکردن این امر «خلاف درجه­ی 4» است.