برای تنظیم دستور جلسه روش ها و مراحل مختلفی نیاز است که می توان آن را انجام داده و به یک نمونه دستور جلسه مناسب دست یابید . برای تنظیم دستور جلسه ما این متن را تدوین کرده ایم تا در کم ترین زمان بتوانید دستورات تشکیل جلسه را انجام دهید . در ادامه همراه ما باشید .

دستور جلسه چیست ؟

دستور جلسه با نام انگلیسی meeting agenda شامل فهرستی از مواردی است که در زمان مشخص با تشکیل جلساتی برای رسیدگی به امور تنظیم شده و در این جلسات تصمیمات لازم و مناسبی را برای انجام امور در شرکت ها و ارگان ها اتخاذ می شود. دستورات ارائه شده در جلسات باید در زمان 24 ساعت قبل از تشکیل جلسه تهیه و تنظیم شده باشند و به بین افراد توزیع شده باشند . بدین ترتیب می توانید موضوعی را که جلسه برای آن تشکیل شده را به اطلاع شرکت کنندگان رسانید . هر شرکتی پس از ثبت شدن در اداره ثبت اسناد و املاک کشور می تواند به صورت قانونی اقدام به تشکیل جلساتی به همراه هیئت مدیره و یا اعضای هیئت مدیره به جهت انجام امورات شرکت و تصمیم گیری های اتی برگزار کند . تشکیل جلسات می تواند مشمول موضوعات مختلف بوده و در زمان های مقرر در اساسنامه شرکت برگزار شوند و یا به صورت فوق العاده در زمان پیش آمدن موضوعات ویژه تشکیل شوند. به دلیل وجو تفاوت در تشکیل جلسات ، هرکدام دستور جلسات و شکل خاص به خود را دارند که حضور هیئت مدیره و مدیران نکته مشترک بوده و موضوعات در قالب دستور جلسه ارائه خواهد شد. پس وجود دستور جلسه در هر جلسه موضوعی مهم به حساب خواهد امد.

 

نمونه فرم جلسه

 

نحوه تنظیم دستور جلسه

در ابتدا باید این مورد را در نظر بگیرید که کدام همکار شما برای شرکت در جلسه به شما یاری خواهد رساند . اگر تنها یک شخص در جلسه مسئولیت پرداختن به دستورجلسات را دارد باید سمت وی در جلسه مشخص شده و اهداف تشکیل جلسه را مشخص کنید . گام بعدی باید اهداف تشکیل جلسه را مشخص کرده و در جهت اجرای موارد و برنامه ها در چارچوب قوانین تعریف شده با تمرکز بر آن ها اهداف را پیشبرد. از موارد دیگر برای تشکیل دستور جلسه توجه به زمان و مهلت تشکیل جلسه است. در تشکیل جلسات توجه به زمانبندی از موارد مهم در طول جلسه خواهد بود .

در زمان نوشتن دستورجلسه چه نکاتی مهم است

بعد از اینکه اهداف دستور جلسات را مشخص کردید ، زمان تصمیم گیری در خصوص مفاد جلسه و رسیدگی به امور آغاز خواهد شد . در دستور جلسه باید موارد دیگری نیز به عنوان هدف مد نظر قرار گیرد که در ادامه به آن ها خواهیم پرداخت .

  • زمان و مکان برگزاری جلسه
  • افراد حاضر در جلسه
  • موارد قابل بحث در جلسه
  • مدت زمان سپری شدن جلسه
  • اموری که باید از قبل اجرای جلسه تنظیم و ارائه شود مثل پخش ویدئو یا صورتجلسات قابل ارائه
  • ارائه مدارک به صورت پیوست در جلسه به حضار

تنظیم برنامه در جلسات

تنظیم دستور جلسه از موارد الزامی در تشکیل جلسات می باشد . بدین صورت که با تنظیم  دستور جلسه حضار و تصمیم گیرندگان می توانند به صورت کلی از تمامی اهداف و تصمیم گیری ها در جلسات اطلاع پیدا کنند. در رابطه با تنظیم دستور جلسه باید بر طبق استانداردهای تشکیل جلسات استفاده شود. در زیر به چند مورد از استانداردهای تشکیل جلسه اشاره خواهیم کرد.

اطلاعات مندرج در جلسات : تمامی موارد و الگوهایی که به شرکت کنندگان در جلسه اطلاعاتی خواهد داد را باید به صورت دستور جلسه یادداشت کرد. برای مثال مدیر باید دیگر افراد حاضر در جلسه را مخصوصا مدیران ارشد از تشکیل جلسات مطلع کند.

اقدامات در جلسه : باید تمامی نکاتی را که می خواهید در جلسه ارائه دهید را مکتوب کرده و بر طبق آن بودجه و زمان را که جزو موارد مهم تلقی می شود که باید قبل از تشکیل جلسه ان را مکتوب و ارائه کرد.

اهداف آینده تشکیل جلسه : در دستور جلسه باید تمام اهداف که هدف اصلی تشکیل جلسه است برای حضار بازگو شده و برای رسیدن به اهداف در آینده  اقدام شود . در صورت نیاز به همکاری شرکت کنندگان از ان ها برای تقسیم وظایف اقدامات لازم انجام گیرد.

با در نظر داشتن موارد ذکر شده در دستور جلسه می توانید موفقیت در تشکیل و اجرای جلسات را بالا ببرید .

نمونه دستور جلسه

رسمیت جلسات هیات مدیره با حضور بیش از نیمی ازاعضای هیات مدیره امکان پذیر می شود و با اکثریت آرا حاضرین در جلسه تصمیمات آن ها اتخاذ می گردد الا اینکه در اساسنامه حدنصاب بیشتری مقرر گردیده باشد.

در اساسنامه ترتیب دعوت و تشکیل جلسات هیات مدیره تعیین می شود. در صورتیکه در عرض یک ماه از جلسه قبلی هیات مدیره تشکیل نشده باشد یک سوم اعضای هیات مدیره می توانند راساَ از اعضاء جهت برگزاری جلسه دعوت بعمل آورند. بنا به ماده 123 می بایست صورتجلسه ای جهت هر یک از جلسات هیات مدیره تنظیم شود و اکثریت مدیران حاضر در جلسه آن را امضا نمایند. نام مدیران حاضر و غایب باید در صورتجلسه هیات مدیره درج شود و چکیده ای از مذاکرات و تصمیمات با درج تاریخ قید شود. در صورتیکه هرکدام از مدیران با همه یا برخی از تصمیمات قید شده در صورتجلسه موافق نباشد نظر او می بایست در صورتجلسه درج شود.

در ذیل  نمونه دستور جلسه جهت گزینش مدیران و بازرسین روزنامه و تصویب تراز در شرکت های سهامی خاص آورده شده است.

بسمه تعالی

نام شرکت:.............................

شماره ثبت شرکت:................. سرمایه ثبت شده:.....................

صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه(یا عادی بطور فوق العاده)شرکت..............سهامی خاص ثبت شده به شماره .....................در تاریخ .................ساعت ....................با حضور کلیه/اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت(اگر جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل گردید.

الف:در اجرای ماده 101 لایحه اصلاحی قانون تجارت

1-خانم/آقای.................................به سمت رییس جلسه

2-خانم/آقای...............................به سمت ناظر جلسه

3-خانم/آقای..............................به سمت ناظر جلسه

4-خانم/آقای.............................به سمت منشی جلسه انتخاب شدند.

ب: در خصوص دستور جلسه 1-انتخاب مدیران2-انتخاب بازرسین 3-انتخاب روزنامه کثیرالانتشار 4-تصویب ترازنامه حساب سود و زیان به شرح ذیل اتخاذ تصمیم شد.

ب-1-اعضای هیات مدیره عبارتند از خانم/آقای...............خانم/آقای.................خانم/آقای...............برای مدت دو سال انتخاب و با امضاء ذیل صورتجلسه قبولی خود را اعلام می دارند.مجمع تصویب نمود در اجرای ماده 124 لایحه اصلاحی قانون تجارت می تواند رئیس هیات مدیره و مدیر عامل یک نفر باشد.

ب-2- با رعایت ماده 147 لایحه اصلاحی قانون تجارت خانم/آقای.................به سمت بازرس اصلی خانم/آقای..........به سمت بازرس علی البدل برای مدت یک سال مالی انتخاب شدند.

ب-3-روزنامه کثیرالانتشار ....................جهت نشر آگهی های شرکت انتخاب شد.

ب-4-پس از قرائت گزارش بازرس قانونی ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت منتهی به سال..............مورد تصویب قرار گرفت.

ح:به خانم/آقای...................احدی از سهامداران یا احدی از مدیران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.

امضاء هیات رییسه:رئیس جلسه..........................ناظر جلسه..........................منشی جلسه.................................امضاء اعضای هیات مدیره:

1-....................................2-................................3-...................................4-...............................

امضاء بازرسین: بازرس اصلی بازرس علی البدل

نمونه صورتجلسه هیات مدیره در خصوص نقل و انتقال سهام در شرکتهای سهامی خاص

بسمه تعالی

نام شرکت : …………...............…………...

شماره ثبت شرکت : …………………………

سرمایه ثبت شده : …………….……………

شناسه ملی : ......................................

صورتجلسه هیات مدیره شرکت ………….………….……… سهامی خاص ثبت شده به شماره …………… با حضور کلیه / اکثریت اعضاء در تاریخ ……… ساعت…… … در محل شرکت تشکیل و تصمیمات ذیل اتخاذ گردید.

هیات مدیره موافقت نمود که خانم/آقای ………...................……به شماره ملی .......... با واگذاری ……...................…… کلیه سهام خود به خانم/آقای …………… به شماره ملی ............... فرزند …………… متولد …………… به شماره شناسنامه …………… صادره از…………… به آدرس خیابان …………… کوچه …………… پلاک …………… کدپستی…………… از شرکت خارج شد.

و یا :

خانم/آقای ………............…به شماره ملی ............................. با واگذاری ….............…… سهم از سهام خود به خانم/آقای……….................…به شماره ملی ................. فرزند …………… متولد…… به شماره شناسنامه…………… صادره از ………… به آدرس …………… خیابان…………… کوچه…………… پلاک…………… کدپستی…………… تعداد سهام خود را به …………… سهم کاهش داد.

امضاء اعضاء هیات مدیره:

1 ـ …………………… 2 ـ …………………… 3ـ …………………… 4 ـ ………..........

 

الزام تنظیم دستور جلسه

از موارد مهم در زمان تنظیم صورتجلسات مجمع عمومی ، پرداختن به دستور جلسه است که باید از جمله اولویت های تشکیل جلسات به حساب آید . برای درک بهتر این موضوع به یک مثال می پردازیم : فرض کنید هیئت مدیره تصمیم به انتخاب مدیران جدید دارند و این امر را می خواهند در روزنامه کثیرالانتشار اعلام کنند ، در این زمان شرکت با تشکیل مجمع عمومی عادی ، باید تصمیمات را در قالب دستور جلسه یادداشت کنند.

نمونه دستور جلسه مجمع عمومی عادی

از جمله پرکاربرد ترین مجمع تشکیل شده در شرکت های تجاری را می توان مجمع عمومی عادی مطرح کرد. مجمع عادی در سال یکبار تشکیل می شود . زمان برگزاری آن در اساسنامه شرکت قید می گردد. اعضای شرکت کننده در این جلسه نیز در متن اساسنامه قید می شوند و در زمان مشخص در جلسه حضور پیدا میکنند.  در زیر یک نمونه از صورتجلسه تنظیم شده برای جلسه درج گردیده است که یاری رسان شما برای تنظیم دستورجلسه خواهد بود .

نمونه دستور جلسه مجمع عمومی فوق العاده

این مجمع تنها در مواقع ضروری و فوق العاده تشکیل می شود و اعضا اقدام به تشکیل آن خواهند کرد. از مواردی که در این جلسات به آن پرداخته می شود می توان به انحلال قبل از اتمام مدن حیات شرکت ،تغیییر در سرمایه تعهد شده شرکت که می توان  افزایش یا کاهش باشد و هرنوع تغییر در اساسنامه شرکت اشره کرد . در زیر یک نمونه از صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده را برای شما آورده ایم.

فرم دستور جلسه

نمونه فرم دستور جلسه به شرح ذیل می باشد:

بسمه تعالی

نام شرکت:.............................

شماره ثبت شرکت:................. سرمایه ثبت شده:.....................

صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه(یا عادی بطور فوق العاده)شرکت..............سهامی خاص ثبت شده به شماره .....................در تاریخ .................ساعت ....................با حضور کلیه/اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت(اگر جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل گردید.

الف:در اجرای ماده 101 لایحه اصلاحی قانون تجارت

1-خانم/آقای.................................به سمت رییس جلسه

2-خانم/آقای...............................به سمت ناظر جلسه

3-خانم/آقای..............................به سمت ناظر جلسه

4-خانم/آقای.............................به سمت منشی جلسه انتخاب شدند.

ب: در خصوص دستور جلسه 1-انتخاب مدیران2-انتخاب بازرسین 3-انتخاب روزنامه کثیرالانتشار 4-تصویب ترازنامه حساب سود و زیان به شرح ذیل اتخاذ تصمیم شد.

ب-1-اعضای هیات مدیره عبارتند از خانم/آقای...............خانم/آقای.................خانم/آقای...............برای مدت دو سال انتخاب و با امضاء ذیل صورتجلسه قبولی خود را اعلام می دارند.مجمع تصویب نمود در اجرای ماده 124 لایحه اصلاحی قانون تجارت می تواند رئیس هیات مدیره و مدیر عامل یک نفر باشد.

ب-2- با رعایت ماده 147 لایحه اصلاحی قانون تجارت خانم/آقای.................به سمت بازرس اصلی خانم/آقای..........به سمت بازرس علی البدل برای مدت یک سال مالی انتخاب شدند.

ب-3-روزنامه کثیرالانتشار ....................جهت نشر آگهی های شرکت انتخاب شد.

ب-4-پس از قرائت گزارش بازرس قانونی ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت منتهی به سال..............مورد تصویب قرار گرفت.

ح:به خانم/آقای...................احدی از سهامداران یا احدی از مدیران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.

امضاء هیات رییسه:رئیس جلسه..........................ناظر جلسه..........................منشی جلسه.................................امضاء اعضای هیات مدیره:

1-....................................2-................................3-...................................4-...............................

امضاء بازرسین: بازرس اصلی بازرس علی البدل

نمونه صورتجلسه در خصوص کاهش/افزایش تعداد اعضای هیات مدیره در شرکت های با مسئولیت محدود

فرم خام دستور جلسه به تشریح ذیل می باشد:

بسمه تعالی

مجمع عمومی فوق العاده شرکت........................و شناسه ملی...................با مسئولیت محدود به شماره ثبت......................مورخ..........................ساعت......................با حضور کلیه/اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت تشکیل گردید و تصمیمات ذیل اتخاذ گردید.

آقای/خانم...................................دارنده............................ریال سهم الشرکه

آقای/خانم...................................دارنده............................ریال سهم الشرکه

آقای/خانم...................................دارنده............................ریال سهم الشرکه

آقای/خانم...................................دارنده............................ریال سهم الشرکه

آقای/خانم...................................دارنده............................ریال سهم الشرکه

آقای/خانم...................................دارنده............................ریال سهم الشرکه

دستور جلسه کاهش/افزایش تعداد مدیران و اصلاح ماده اساسنامه

تعداد اعضای هیات مدیره به .........نفر کاهش/افزایش یافت و ماده مربوطه اساسنامه اصلاح گردید.

به آقای/خانم....................احدی از شرکاء وکالت داده می شود تا ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت هزینه های قانونی و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.

از اینکه تا انتهای مقاله همراه ما بودید سپاسگزاریم همچنین خاطرنشان می شویم که موسسه حقوقی پایش آماده ارائه خدمات به متقاضیان محترم می باشد شما می توانید با شماره تلفن های موسسه پایش تماس گرفته و از مشاوران رایگان ما در این مجموعه ثبتی بهره مند شوید.

فرم ارسال نظر

پاسخ دادن به :

با تشکر از ارسال نظر شما . پس از تایید انتشار خواهد یافت .
در فرم پر شده خطاهایی وجود دارد. لطفا آنها را بررسی کنید.
اعتبارسنجی فرم موفق بود!
ثبت شرکتها
سرعت و دقت بالا
موسسه حقوقی پایش
پایین‌ترین‌ کارمزد و هزینه
ثبت برند
همه جا در دسترس و پاسخگو

آخرین اخبار

  • 20 فروردین
    اصلاح ماده 4 آیین نامه اجرایی 13

    مبنی بر حداکثر استفاده از توان تولیدی و خدماتی در تامین نیازهای کشور و تقویت آنها در امر صادرات

  • 21 فروردین
    سامانه چت آنلاین

    راه اندازی سامانه چت آنلاین مجموعه حقوقی پایش در جهت راحتی مشتریان محترم

آخرین نظرات کاربران

  • امیر اسلامی نیا

    باسلام و احترام. ممنونم از مجموعه حقوقی پایش بخاطر ثبت برند اینجانب و برخورد و پیگیری پرسنل 

  • نوید بهروزی

    باید گفت یکی از بهترین مجموعه های ثبت شرکت، مجموعه ثبتی پایش هست.